Cobros más eficientes | Notificación de Vencimiento de Facturas
- Adm Cloud
- 3 oct
- 3 Min. de lectura
Actualizado: 14 oct
Índice
El costo de las cobranzas no automatizadas
Presentación de función
Porque necesitas automatizar
Así funciona la notificación de vencimiento
Paso 1: Crea un contacto
Paso 2: Configura plazos de envío
Paso 3: Personaliza mensaje de correo
Paso 4: Ecosistema de cobros
En las pequeñas y medianas empresas, los pagos atrasados son más que una molestia: rompen el flujo de caja, consumen horas en seguimientos manuales y pueden tensar la relación con los clientes. Cada factura que vence sin cobrar significa menos liquidez para pagar nómina, reponer inventario o invertir en crecimiento.
Por eso, Adm Cloud presenta su función de Notificación de Vencimiento de Facturas: un sistema automatizado que envía recordatorios antes y después de la fecha de vencimiento, ayudándote a cobrar más rápido, sin desgastar a tu equipo y manteniendo una comunicación profesional con tus clientes.
El costo real de las cobranzas no automatizadas
En promedio, las facturas B2B pueden tardar más de 40 días en pagarse. Cada día que pasa con un pago pendiente significa dinero inmovilizado y tiempo que tu equipo podría dedicar a actividades más estratégicas.
Llamadas, correos y seguimiento en hojas de cálculo no solo consumen recursos: también generan inconsistencias y olvidos que retrasan aún más la cobranza. Y si no se gestiona con tacto, el cobro no automatizado puede desgastar la confianza que el cliente tiene en tu empresa.
Por qué necesitas automatizar tus recordatorios
Depender solo de la memoria o de procesos no automatizados para dar seguimiento a facturas vencidas es arriesgado. Los errores, los retrasos y la falta de consistencia terminan costando más de lo que parece.
Con la automatización:
Ahorra tiempo: el sistema envía los recordatorios de forma programada.
Reduce errores: la comunicación es consistente y puntual.
Mejora la experiencia del cliente: recibe notificaciones claras y personalizadas, sin esperas innecesarias.
Así funciona la notificación de vencimiento de facturas de Adm Cloud
Esta herramienta permite programar el envío automático de correos electrónicos a clientes con facturas pendientes, ya sea días antes de su vencimiento o después de que hayan vencido.
⚠️ Recuerda hacer clic en Grabar para que todos los cambios queden guardados.
Paso 1: Genera tu contacto del cliente (si no lo tienes registrado)
Los clientes pueden tener múltiples contactos y en ocasiones los encargados de cuentas por pagar no son los dueños si no el departamento de compras o el de contabilidad. Por esto para utilizar la función tienes que crear o elegir el contacto de quien recibirá la notificación de correo. ¿Cómo puedes hacerlo?
Desde el menú CRM, crea un nuevo contacto y asegúrate de completar:
Nombre y apellido.
Empresa vinculada (cliente registrado en el sistema).
Correo electrónico donde se recibirán las notificaciones de vencimiento de facturas.
Finalmente, marca la opción “Incluir en envío de Estados de Cuenta / Notificación Vencimiento Facturas” para habilitarlo. Haz clic en Grabar para guardar tus cambios.
Paso 2: Configura plazos de envío
Dirígete a la opción Notificación de Vencimiento de Facturas dentro del menú Configuración. Desde allí podrás activar dos tipos de avisos automáticos:
Antes del vencimiento: marca la casilla y define cuántos días antes de la fecha de vencimiento se enviará el recordatorio al cliente.
Después del vencimiento: marca la casilla y establece en cuántos días posteriores se enviará la notificación de atraso.
Paso 3: Personaliza el mensaje del correo
Redacta el texto que deseas que acompañe el correo electrónico. Si buscas un mensaje más cercano, utiliza las variables dinámicas disponibles en la pantalla, como:
@Model.NUMBER → Número de factura
@Model.DATE → Fecha de la factura
@Model.BALANCE → Balance pendiente
@Model.DAYS_TO_EXPIRE o @Model.DAYS_EXPIRED → Días restantes o vencidos
Estas variables se reemplazarán automáticamente por datos reales de cada factura al momento del envío.
Un ecosistema de herramientas para cobrar más rápido
Enlace Público de Documentos: comparte cotizaciones, pedidos o facturas mediante un enlace que no requiere autenticación. Si el documento se modifica en Adm, el enlace ya compartido se actualiza automáticamente, evitando reenviar versiones en PDF.
Envío por WhatsApp: comparte el enlace público directamente desde el documento. El sistema abre la aplicación de WhatsApp y permite enviarlo al instante al contacto del cliente, agilizando la comunicación por un canal habitual.
Envío masivo de facturas por correo electrónico: selecciona múltiples facturas emitidas y envíalas en bloque, cada una al contacto correspondiente, con un mensaje personalizado.
Estas herramientas, sumadas a la notificación automática de vencimientos, forman una estrategia integral para que tus cobros sean más rápidos, fáciles y consistentes.
Cuando todo trabaja en conjunto, el resultado es claro: menos días de cobro pendientes, más liquidez para tu negocio y relaciones comerciales más sólidas.
No dejes que otra factura se retrase. Agenda tu demo o solicita tu prueba gratuita hoy mismo en admcloud.net y empieza a cobrar antes de lo que imaginas.