15 atajos y herramientas para trabajar mejor con Adm Cloud

Adm Cloud tiene mucho más de lo que parece a simple vista. Claro, puedes emitir facturas y llevar inventario… pero eso es solo el comienzo. A medida que te mueves por el sistema, empiezan a aparecer detalles: accesos que ahorran clics, recordatorios que piensan por ti, reportes que se ajustan a lo que tú necesitas ver. Incluso correos que se redactan por si mismos con inteligencia artificial. 

Detrás de cada módulo hay pequeños trucos y funciones no tan populares que hacen que todo funcione con más ritmo. Menos pasos. Más orden. Mejor experiencia. 

A eso le llamamos Power Hacks: una colección de herramientas, atajos y mejoras que convierten tu uso diario de Adm en algo mucho más fluido, personalizado y, por qué no, un poco adictivo. 

👀 ¿Prefieres verlo en acción?  Mira la grabación del webinar de Power Hacks y descubre cómo usar estas funciones paso a paso:

1. Panel de recordatorios

El Panel de Recordatorios, ubicado en el dashboard principal, concentra todas las informaciones que requieren tu atención: pedidos por autorizar, pagos pendientes y más. Es totalmente personalizable, lo que te permite decidir qué tipo de recordatorios quieres ver y cuáles marcar como “críticos” para destacarlos visualmente.

Cada recordatorio es más que una alerta: es un acceso directo. Al hacer clic, entras de inmediato a la pantalla del documento correspondiente, sin necesidad de buscarlo en el menú.

2. Panel de Accesos Directos

Este panel te permite guardar enlaces que usas con frecuencia, ya sea dentro o fuera del sistema, y tenerlos siempre a mano desde tu dashboard principal. Puedes agregar reportes internos de Adm Cloud o cualquier sitio relevante para tu operación.

Cada acceso directo puede tener su propio nombre, lo que hace que tu espacio de trabajo sea tan personalizado como necesitas. Así, en lugar de buscar entre menús o pestañas, accedes de inmediato a lo que más usas en tu día a día.

3. Área de Actividades / Herramientas de Productividad

Debajo de la gran mayoría de pantallas de Adm Cloud, como maestras de clientes, facturas, cotizaciones, pedidos o leads, encontrarás la sección de Actividades. Esta área reúne todas las interacciones relacionadas con ese registro específico para que nada se pierda, y quedemos con un histórico claro en todo momento. 

Desde ahí puedes: 

• Chatear con tu equipo directamente dentro del documento. 

• Dejar observaciones como notas internas o aclaraciones. 

• Asignar tareas con fecha de vencimiento y notificaciones. 

• Registrar visitas o correos enviados, sin cambiar de pantalla. 

• Adjuntar archivos de soporte como contratos, fotos o manuales. 

• Ver el log de seguridad, que documenta cada acción realizada por cada usuario.

Todo queda conectado al documento, lo que facilita la trazabilidad, la colaboración y el seguimiento en equipo.

4. Link Público + WhatsApp

Desde cualquier documento, como una cotización, factura o pedido, puedes generar un enlace público que puedes compartir con clientes o proveedores. Cualquier persona con ese enlace puede ver el documento y este se actualiza en tiempo real. 

Si haces un cambio, el link sigue funcionando con la versión más reciente, lo que reduce la necesidad de reenviar archivos tras cada modificación. 

Y para hacerlo aún más fácil, puedes enviarlo directamente por WhatsApp desde el mismo sistema. 

5.  Tu nueva combinación de teclas mágica: Control + clic

Si quieres abrir una nueva pestaña sin cerrar lo que estás viendo, este truco es para ti. 

Con solo presionar CTRL + Clic izquierdo (si usas Windows) o CTRL + Command (si usas Mac) sobre cualquier enlace del sistema, Adm abre esa pantalla en una nueva pestaña de tu navegador. 

Ideal para comparar documentos, avanzar en varias gestiones al mismo tiempo o revisar sin perder tu lugar. 

Esta combinación hace una gran diferencia cuando manejas múltiples procesos en simultáneo. 

6. Importación de Comprobantes

¿Tus proveedores te envían facturas por correo? Ahora pueden enviarlas directamente a receipts@admcloud.net y el documento llegará al buzón de importación de comprobantes en Adm Cloud, listo para ser procesado. 

No importa si el correo lo envía alguien de tu equipo o un proveedor externo: el sistema identifica automáticamente al remitente y también a los usuarios copiados, asignando el comprobante a su buzón dentro del sistema. 

Si prefieres, también puedes cargar los archivos manualmente desde tu escritorio. 

Una forma práctica de centralizar la recepción de comprobantes y comenzar el registro sin buscar entre correos ni reenviar nada.

7. Reconocimiento de Documentos

Cuando subes un comprobante, Atina, nuestra tecnología de inteligencia artificial integrada a tu ERP, entra en acción con tecnología OCR y machine learning. Lee el texto del archivo, sea PDF o imagen, detecta datos clave como el proveedor, el número de comprobante fiscal y los montos, y comienza a llenar el formulario de creación automáticamente.

Si el proveedor ya existe en tu sistema, lo asigna de inmediato. Y cuanto más uses esta funcionalidad, mejor se vuelve: Atina aprende de tus patrones y mejora su precisión con el tiempo. 

8. Habilitación de Funciones Beta

Adm Cloud lanza constantemente nuevas funcionalidades que primero pasan por una fase beta.  Si tienes permisos de administración, puedes activarlas desde:  Configuración > Administración > Habilitación de funciones beta.

Una vez activada una función, estará disponible para toda la empresa. Solo debes cerrar sesión y volver a entrar para ver los cambios reflejados.

Es una excelente forma de descubrir mejoras antes de su lanzamiento oficial y adaptar tu operación a lo que viene.

9. Análisis Dinámicos (Pivot Table)

Si te gustan las tablas dinámicas, esta funcionalidad te va a encantar. Los análisis dinámicos, disponible para el plan Enterprise, te permiten explorar y cruzar datos directamente desde Adm Cloud, sin tener que exportar a Excel. 

Puedes arrastrar campos, agrupar y filtrar por las variables de tu preferencia, combinar dimensiones y guardar tus propias vistas personalizadas para usarlas cuando quieras. 

Todo con datos actualizados en tiempo real, y disponible en módulos clave como ventas, compras, nómina, entre otros. 

 Solo busca un reporte con el nombre “Análisis Dinámico de…” y empieza a explorar. 

10. Adm Cloud Xchange

¿Tu empresa trabaja con proveedores o clientes que también usan Adm Cloud? Con Adm Cloud Xchange, puedes compartir documentos entre sistemas de forma directa y segura.

Por ejemplo, si envías una orden de compra, la otra empresa la recibe como pedido listo para procesar, sin necesidad de redigitar la información.

También es ideal para grupos empresariales con varias filiales: conecta sus operaciones y reduce los errores manuales.

Solo debes habilitar la funcionalidad, vincular las empresas y dejar que el sistema haga el resto. 

11. AtIna para correos y texto

Desde cualquier campo de texto dentro del sistema, puedes activar a Atina, tu asistente de IA. 

Pídele que redacte un correo desde cero con base en el documento en pantalla, o que mejore un texto ya escrito. 

Puedes ajustar el tono (formal, profesional, cercano), resumir, extender o incluso traducir el contenido. 

Todo se genera con el contexto real de tu operación, lo que lo hace útil, preciso y listo para enviar en minutos.

12. Paneles de Control

Ya no necesitas abrir múltiples ventanas para entender a un cliente, empleado o artículo. Con los paneles de control, Adm Cloud te da una vista 360: ventas históricas, balances, pagos, permisos, desempeño, inventario y más. 

Cada panel se adapta al tipo de entidad que estás consultando y te permite explorar sin perder el hilo.

13. Notificación de vencimiento de facturas: tus recordatorios, automatizados

Configura correos que se envían automáticamente antes o después de su vencimiento. Puedes personalizar el mensaje con variables como nombre del cliente, monto, fecha o número de factura. 

Una forma simple de mejorar la comunicación y agilizar el proceso de cobro sin esfuerzo manual. 

14. Dashboard personalizable por rol: lo importante, según quién lo vea

Cada rol dentro de la empresa puede tener un dashboard distinto, con los paneles más relevantes para su trabajo. 

 Los administradores pueden configurar estos dashboards desde su propia sesión y aplicarlos a otros usuarios. 

15. Personalización de formularios: haz que el sistema hable tu idioma

Decide qué campos se muestran, cuáles son obligatorios, cuáles tienen valores por defecto. Cambia nombres, crea campos nuevos y agrúpalos según tipo de usuario.

Adm Cloud te permite adaptar los formularios del sistema a la forma en que realmente trabajas. 

¿Listo para convertirte en un Power User?

Usar Adm Cloud no es solo llenar formularios y emitir documentos. Es tener un sistema que se adapta, aprende y te impulsa a trabajar mejor cada día. 

Estos 15 Power Hacks no son trucos secretos: son funciones reales, disponibles hoy, esperando que las descubras y las hagas parte de tu rutina. 

Ahora que las conoces, lo difícil será volver a trabajar sin ellas.  Y si quieres verlas en acción, paso a paso, no te pierdas la grabación de nuestro webinar: