Diferencia entre trabajar en Excel vs un ERP

Desde su lanzamiento en 1985, Microsoft Excel ha sido el software de gestión empresarial de referencia que utilizan algunas empresas en todo el mundo para almacenar y gestionar sus datos operativos diarios. 39 años después, otras soluciones han superado a Excel en términos de seguridad, eficiencia y rendimiento. Esto incluye plataformas ERP que centralizan, organizan y automatizan procesos y datos en toda la empresa. 

En el debate Excel vs ERP, este último emerge como el claro ganador. Hoy, compartimos algunas diferencias entre trabajar en Excel vs un ERP. 

5 desventajas de Excel vs ERP

¿Por qué debería considerar pasar de Excel a un sistema ERP? Veamos algunas diferencias a considerar.

1. Potencial de error humano

Técnicamente, cualquier sistema utilizado por humanos es vulnerable a algún grado de error del usuario. Sin embargo, si alguna vez ha intentado durante horas manipular una hoja de cálculo de Excel, sabe que el software es especialmente propenso a errores de usuario. 

De acuerdo con un estudio de EuSpRIG (European Spreadsheet Risks Interest Group) más del 90%  de las hojas de cálculo contienen errores. La mayor parte de esto se debe al simple hecho de que Excel no está integrado ni centralizado. Por lo tanto, incluso si varios departamentos de su organización requieren los mismos datos, es probable que utilicen diferentes hojas de cálculo. Esto además de frustrante, requiere mucho tiempo; también agrava el potencial de errores, que se convierte en un riesgo cada vez que un usuario completa una celda. 

2. Falta de control centralizado

Un ERP crea una fuente confiable y unificada basada en datos fiables. Solo hay una versión de la información y todos los usuarios tienen acceso a ella en tiempo real.

Este no es el caso de Excel, donde es fácil para los colaboradores realizar cambios en una hoja de cálculo, guardarla como una nueva versión y comenzar a compartirla. Esto hace que sea casi imposible saber si sus equipos están trabajando con el conjunto de datos correcto o si es preciso y actualizado. 

A veces, los riesgos asociados son menores. Otras veces, las inexactitudes pueden ser perjudiciales. Este es especialmente el caso cuando se trata de la gestión de una cadena de producción y suministro (Supply Chain Management System), donde trabajar con datos antiguos o propensos a errores podría arruinar toda su operación. Es por eso que para Supply Chain Management System el uso de un ERP es esencial. 

3. Esfuerzo que consume tiempo

Rara vez una hoja de cálculo de Excel es rápida de manipular. La mayoría son cientos de filas y columnas, y se requiere la manipulación del usuario para casi todas las celdas. 

Siempre que sus equipos necesiten crear un nuevo informe, deben crear una nueva hoja, incluso si están trabajando desde una plantilla. Por lo tanto, la única forma de administrar eficazmente su inventario, por ejemplo, es encargarle a alguien que actualice manualmente los datos de forma regular. 

Luego, está el problema de eliminar accidentalmente una extensión importante. Si alguna vez hizo clic en el botón incorrecto o arrastró el archivo incorrecto a la papelera de reciclaje, sabrá que la recuperación de archivos puede llevar una eternidad, si es que puede lograrlo. Lo mismo se aplica a los bloqueos del sistema que eliminan sus archivos si no pudo guardarlos. 

4. Difícil de colaborar

Sabemos que es fácil compartir un archivo de Excel por correo electrónico o cargarlo en una ubicación de nube compartida. Sin embargo, en su mayor parte, estas hojas de cálculo se manejan por separado del resto de su organización. 

Incluso si su empresa trabaja en Office 365 o la Suite de Google, la colaboración aún no es perfecta. Por ejemplo, el sistema puede “frizarse” si varios usuarios intentan acceder a una extensión al mismo tiempo. 

Por el contrario, con una plataforma ERP en la nube, toda su fuerza laboral puede colaborar con facilidad, incluidos los trabajadores en el sitio y remotos. 

5. Perspectivas de datos obsoletas

Si ocurre un cambio, una hoja de cálculo de Excel no se actualizará automáticamente. Más bien, un empleado debe ingresar al archivo y realizar los cambios necesarios. Esto puede provocar la pérdida de datos o entradas de datos duplicadas.

Un sistema ERP proporciona información de datos en tiempo real, que se puede ver instantáneamente a través de un panel de control central o dashboard. De esta manera, los usuarios pueden buscar y encontrar fácilmente la información que necesitan y luego compartirse entre departamentos.

El switch de Excel a ERP

¿Está su empresa preparada para cambiar de Excel a una plataforma ERP integrada? Antes de elegir un proveedor de ERP y comenzar la implementación, primero debe tomar algunas consideraciones:

1. Considere sus procesos de datos

Comience mapeando los procesos de datos que sus colaboradores actualmente siguen. ¿Cómo capturan la información? ¿Dónde lo guardan? 

Considere los diferentes tipos de información que están recopilando, así como también cómo la usan. Es posible que descubra que ha estado siguiendo procesos que se implementaron hace años pero que ya no satisfacen sus necesidades. Es probable que las ineficiencias y los puntos débiles se vuelvan evidentes y este es un momento ideal para abordarlos. 

2. Datos reducidos

¿Necesita transferir todos sus datos de Excel a ERP o puede reducirlos? Es posible que pueda dejar atrás algunos datos históricos, liberando espacio y tiempo. Si descubre que necesita datos adicionales una vez finalizada la migración, siempre puede agregarlos más tarde.

3. Transferencia de datos: ¿masiva o gradual?

Para algunas empresas, tiene sentido completar una transferencia de datos masiva. Sin embargo, a la mayoría le resulta más fácil y beneficioso completar este proceso gradualmente.

La única excepción sería si sus equipos necesitan acceso constante a todos sus datos, incluso durante la fase de transición. Haga una lluvia de ideas sobre qué enfoque es mejor y cómo lo abordará.

¿Es hora de repensar su software de gestión empresarial?

Si todavía confía en Excel para manejar las actividades diarias de su equipo interno, es hora de considerar una implementación de ERP. Si bien Excel puede ser útil en algunos casos, no ofrece todas las ventajas que le ofrece un ERP. 

Al comparar Excel con ERP, resulta obvio que un ERP gana en términos de confiabilidad de datos, control de usuario y colaboración empresarial. Si está listo para hacer el cambio, nuestros ACSN consultores asociados pueden ayudarle.

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