Las licencias de Usuarios se refieren a los accesos nombrados de los empleados, colaboradores o consultores a quienes la empresa concede una licencia para acceder a la información de la empresa dentro de la plataforma. Adm Cloud Enterprise cuenta con 6 tipos de licencias de usuarios. A continuación veremos cada una de ellas: Licencia Full Access: • Licencias otorgadas a los usuarios de la plataforma principal de Adm Cloud en donde se realizan transacciones en la misma. Ej: Equipo de Contabilidad y Finanzas, Facturadores, Almacenistas, Alta Gerencia, entre otros. • Los usuarios con estas licencias tienen potencialmente derecho a acceder al sistema completo. El acceso a opciones específicas puede ser limitado por el administrador del sistema del lado del cliente a través de la configuración de los privilegios. Licencia Acceso Comercial: • Licencias diseñadas para ser otorgadas a los vendedores de la empresa • Permite la visualización de la información comercial de clientes • Igualmente permite la generación de cotizaciones, pedidos, leads y oportunidades • Permite el acceso a las herramientas de productividad (tareas, eventos, calendario, chat, notas, correos) • No permite generar ninguna transacción que posea impacto contable como facturas ni cobros. • Tiene un costo del 50% de la licencia full access. Licencia de PSA - Acceso de Servicios Profesionales: • Licencias otorgadas a los usuarios que ofrecen servicios profesionales • Permite la visualización de la información de servicio de clientes y proyectos • Permite registro de solicitudes de servicio, ordenes de servicio y tiempo de servicios prestados • Permite el acceso a las herramientas de productividad (tareas, eventos, calendario, chat, notas, correos) • No permite generar ninguna transacción que posea impacto contable. • Tiene un costo del 50% de la licencia full access. Licencia Read Only - Accesos de Sólo Consulta: • Licencias otorgadas a usuarios que solo tiene privilegios de visualización de datos. • No permite el registro de transacciones • Permite el acceso a las herramientas de productividad (tareas, eventos, calendario, chat, notas, correos) • Tiene un costo del 50% de la licencia full. Licencia de POS (Point of Sales) - Licencia de Usuario de Punto de Venta: • Licencias que se otorgan a aquellos usuarios que requieren acceder y transaccionar a través del software de Punto de Venta. • Si un usuario de POS necesita ingresar a la plataforma principal del sistema aparte del POS, debe tener ambas licencias. Licencias a Portales (Colaboradores, Clientes, Proveedores): • Permite acceso a los portales especiales de autogestión. • Incluye Portal para Clientes, Portal para Proveedores y Portal para Empleados • Estas licencias no poseen costo

Adm Cloud es un sistema Multiempresa. Esto se refiere al hecho de que es posible gestionar múltiples empresas dentro de la plataforma, ya sean como parte de un grupo empresarial o empresas independientes que no poseen ninguna relación. Un usuario puede acceder a múltiples empresas que hayan sido contratadas en distintos contratos. Cuando un cliente contrata múltiples empresas dentro de un mismo contrato de suscripción, podrá acceder a estas licencias de empresas adicionales que disminuyen el costo global de la suscripción y da acceso a funciones avanzadas como consolidación. Ventajas de contratar empresas extras dentro de un mismo contrato de suscripción: • Los módulos que son adquiridos en el contrato son adquiridos solo una vez y todos se pueden usar sin costo extra en todas las empresas. • Las licencias de usuario contratadas en el contrato pueden ser usadas en todas las empresas. • ​ • Ejemplo: Si un cliente contrata 10 usuarios en su grupo empresarial, esto le da acceso a 10 personas específicas (usuarios nombrados) y estos 10 usuarios nombrados pueden acceder a todas las empresas del grupo. ​ Licencia de Empresa Adicional • Esta licencia le habilita el acceso a una empresa adicional a la plataforma. ​​ Licencia de Empresa Adicional MSL - Modo de Solo Lectura. Esta licencia solo esté disponible para casos excepcionales y requiere la aprobación de la gerencia comercial. Habilita la información de una empresa para fines de solo consultarla. Posee un costo equivalente al 50% de la anualidad regular en el contrato de suscripción de software. ​ ​ Licencia Empresas Ilimitadas GEA (Grupo de Empresas Adicionales) Constituye un modelo de licenciamiento alternativo limitado por volumen de transacciones y no por cantidad de empresas. Esta licencia permite crear una cantidad ilimitada de empresas sin costo adicional Limitaciones: • Todas las empresas deben crearse en modo subsidiaria compartiendo la misma base de datos • El total de transacciones de venta y compra del grupo completo está limitado a 10,000 transacciones mensuales. • En caso de requerir más transacciones, se requerirá la compra de un paquete de transacciones extras Opcionalmente permite consolidación financiera en tiempo real entre subsidiarias con catálogos compartidos. La consolidación financiera es soportada entre empresas que usen la misma moneda funcional.​ ​​ Sobre la Arquitectura de las Bases de Datos en Grupos Empresariales. Las empresas adicionales pueden activarse en dos modalidades: Modelo Subsidiaria Estas empresas comparten una misma base de datos con otras empresas. Ventajas de este modelo: • Todas las empresas comparten los catálogos como catálogo de cuentas, clientes, proveedores, artículos, centro de costo • Algunos catálogos como el de cuentas, clientes, proveedores y artículos permiten indicar en cual subsidiaria estará visible el registro o si será visible para todas las subsidiarias • Si todas las empresas en este modelo usan la misma moneda contable principal, permite la generación de reportería de forma consolidada como estados financieros, ventas, compras, otros. En caso de que usen monedas distintas igual pueden compartir catálogos pero no se permitirá la generación de reportes consolidados Modelo Empresa Independiente En este modelo cada empresa poseerá una base de datos independiente y no permitirá compartir o consolidar información Ventajas de este modelo Toda la información es independiente por lo que representa un modelo de mayor seguridad y control lo cual es recomendado cuando las empresas son administradas por gerencias independientes, poseen una estructura societaria distinta o poseen operaciones totalmente distintas en donde no hay necesidad de compartir información.

Toda suscripción de Adm Cloud Enterprise incluye un máximo de 50,000 transacciones compras y ventas por mes. Si una empresa excede el máximo de transacciones permitidas tiene la opción de adquirir Bloques de 5,000 Transacciones Adicionales pudiendo adquirir tantos como sean necesarios en base a su monto total de transacciones.

Si dentro de los módulos contratados la empresa posee el Módulo de Nómina y/o el de Recursos Humanos, los mismos incluyen la gestión de hasta 50 empleados (no confundir con los usuarios de la plataforma). En caso de que la empresa exceda este número de colaboradores es posible adquirir Licencias de Bloques Adicionales de Empleados los cuales le habilitan para gestionar más empleados en ambos módulos.

Dado que Adm Cloud es personalizable, o bien si se requiere hacer un demo o prueba extendida de un módulo nuevo con data real de la empresa, es habitual habilitar una copia de la data de la empresa para estos fines. Una copia de la data (SandBox) representa un ambiente ideal para que se hagan pruebas de desarrollo de software sin riesgo en afectar la información real de la empresa. Esto tiene, como es previsible, implicaciones de espacio y capacidad en servidores y es por esto que se considera un costo parcial de la configuración existente. El costo de este ambiente es de 10% del costo de la mensualidad del sistema. La contratación de este SandBox o ambiente de prueba está condicionada a un mínimo de 3 meses.

La edición de Adm Cloud para República Dominicana posee una integración nativa con la DGII para el firmado de documentos fiscales. Para estos fines existe la licencia de bloques de firmado de transacciones. Ejemplo: Un bloque de firmado de 100 transacciones permitirá hacer el firmado electrónico de hasta un máximo de 100 documentos en un mes.

Un ejemplo puede servir para entender claramente el modelo. Y así entender cómo esta selección define la propuesta económica de la suscripción. Primero es importante definir algunos términos dentro del glosario de Adm Cloud: